Digitalna doba nam je omogočila toliko načinov medsebojne komunikacije - od besedil do Skypa in približno ducata tehnologij vmes. Tako ustna kot pisna komunikacija imata danes svoje mesto v poslu, produktivna pisarna pa spodbuja bonton pri vseh načinih komunikacije. Uporaba samo enega ali drugega zaustavi sposobnosti zaposlenega za učinkovito komunikacijo s strankami, strankami in sodelavci. Čeprav lahko e-pošta predstavi vaš natančen delovni zapis, med pogovorom ni tako učinkovitega čustvenega znaka kot pravi nasmeh iz oči v oči.
Zapisi
Obstaja razlog, da se e-poštna sporočila pogosto pojavljajo med vladnimi škandali; ne prikažejo samo tega, kar je nekdo rekel, ampak tudi, ko je to rekel, tako da, ko potrebujete trajno evidenco komunikacije z nekom, vam e-pošta da digitalno sled papirja. Poleg tega se lahko spomini ljudi na pogovore s časom spreminjajo, morda ne bodo odvzeli pomembnih podrobnosti ustni razpravi in lažje je podkrepiti svoje stališče v pisarni, ko imate digitalno kopijo, da to dokažete. Če nekdo izbriše vaše e-poštno sporočilo ali vztraja, da ga ni nikoli prejel, je morda vaš edini zapis mapa »Poslano«. E-pošta je lahko tudi učinkovit način za ogled zgodovine projekta in kdo je bil najdragocenejše sredstvo ekipe.
Razumevanje
Komunikacija med sodelavci vključuje več kot le besede. Kolegi berejo vaš izraz in govorico vašega telesa ter med pogovorom zaznajo ton vašega glasu. Ko se z nekom iz oči v oči znajdeš, ga razumeš in ti pomaga poglobiti razumevanje pomena druge osebe. Čeprav je ubesedeno e-poštno sporočilo lahko neposredno in jasno, je včasih besede na zaslonu mogoče napačno razumeti in povzročiti žalitev, še posebej, če poskušate sarkazem ali humor. Prav tako lahko traja manj časa, da preprosto hodite po hodniku ali dvignete telefon in podrobno razpravljate o pomislekih, kot pa za sestavljanje dolgega e-poštnega sporočila.
Čustva
Včasih je preprosto težko razpravljati o določenih situacijah s sodelavci in ljudje se pogosto obrnejo na e-pošto, da se izrazijo, ne da bi bili razburjeni. Imate čas, da premislite, kaj želite povedati, in to sporočilo lahko prenesete brez živčnosti ali jecljanja. Imate čas, da oblikujete inteligentno obrazloženo vprašanje ali komentar. To pa je lahko dvosmerna ulica, ker nekateri zaposleni lažje postanejo hudomušni, žaljivi ali nesramni, ko komunicirajo po e-pošti. Kadar čustva zaidejo, ljudje pogosto pošiljajo sporočila z besedami, ki jih nikoli ne bi uporabili osebno.
Socialne spretnosti
Pisanje e-poštnih sporočil lahko sodelavcem omogoči, da se izognejo neprijetnim ali težkim pogovorom, vendar jim ne pomaga, da se naučijo, kako težavo odpraviti sami. Čeprav se pogovor iz oči v oči morda včasih počuti neprijetno, bo izkušnja ta občutek zmanjšala. Pogovor s sodelavci vas bolj ozavesti o lastni neverbalni komunikaciji. Skupni pogovori ustvarjajo vezi v pisarni in kažejo spoštovanje do ljudi, pa naj bo to pohvala za dobro opravljeno delo ali opozorilo za nesprejemljivo situacijo.
