Dejstvo, da ima e-pošta v sodobnem poslovnem komuniciranju velik pomen, je nesporno. Vsak dan milijoni e-poštnih sporočil pošljejo podjetja strankam in dobaviteljem, od zaposlenih do njihovih menedžerjev in od enega sodelavca do drugega. Razlogov za prevlado e-pošte v primerjavi z drugimi načini komuniciranja je več.
Takoj
E-pošta se pošlje in prejme skoraj v trenutku, ne glede na to, ali je prejemnik oddaljen nekaj vrat ali tisoče milj. Zaradi tega uporaba e-pošte poenostavlja notranjo in zunanjo komunikacijo, s čimer se pospeši in lažje prenaša in širi pomembne informacije ter omogoča skoraj sprotno posodabljanje stanja. Neprekinjen pretok ustreznih informacij pa naredi zaposlene in vodstvene delavce bolj učinkovite in produktivne, kar omogoča hitre odzive na morebitne težave.
Vodenje evidence
E-poštna sporočila ostanejo v nabiralniku uporabnika, razen če so namerno izbrisana, samostojna e-poštna programska oprema in storitve spletne pošte pa ponujajo funkcijo iskanja in filtre, zaradi katerih sledenje določenemu sporočilu traja le nekaj sekund. Tako se ustvari navidezna sled papirja, ki je veliko bolj učinkovita od tiskanih dokumentov, shranjenih v predalu, zaradi česar je izjemno enostavno pridobivanje pomembnih informacij iz e-poštne komunikacije.
Nizki stroški
E-pošta je eden najcenejših načinov, s katerimi podjetje lahko komunicira tako znotraj kot zunaj. Mala podjetja se lahko preprosto prijavijo za brezplačno e-pošto pri ponudnikih, kot so Gmail, Yahoo ali Hotmail; tudi za večja podjetja so režijski stroški vzdrževanja namenskega e-poštnega strežnika razmeroma nizki. Razlika v stroških je še posebej presenetljiva, če razmišljamo o množičnem komuniciranju. Na primer, stroški tiskanja in dostave kompleta marketinških letakov ali pisem so večkrat potrebni za pošiljanje informacij po e-pošti.
Trženje
E-pošta podjetjem omogoča učinkovito in uspešno širjenje informacij o njihovih izdelkih in storitvah tako obstoječim kot potencialnim strankam. Oblačilno podjetje bi lahko na primer pripravilo e-poštni seznam, na katerega se lahko vsakdo naroči, nato pa tedensko pošiljal e-poštna sporočila vsem na seznamu s podrobnostmi o novih dodatkih v katalogu. Podobno se lahko podjetje, specializirano za poslovno programsko opremo, obrne neposredno na druga podjetja po elektronski pošti in se pozanima, ali se jim zdijo njihove storitve koristne.
