Veliko poslovnih komunikacij se je včasih začelo s stiskom roke, a to preprosto ni več tako. V 21. stoletju je verjetno, da ste se »srečali« in komunicirali s številnimi poslovnimi in osebnimi stiki, ne da bi kdaj videli njihove obraze. Mnogo teh interakcij se začne z elektronsko komunikacijo. Če morate napisati e-poštno sporočilo osebi, ki je ne poznate, upoštevajte nekaj osnovnih pravil, da se prepričate, da ostanete profesionalni in ne žalite.
Korak 1
Vnesite jedrnato zadevo, ki opisuje, zakaj pišete tej osebi. Ker osebe ne poznate, vam mora biti jasno, zakaj pišete. Ljudje v nabiralnike dobijo veliko neželene pošte, zato je morda dobro, če jo omenite v zadevi, če imate osebno ali poslovno povezavo.
2. korak
Uporabite "gospa" ali "g." in priimek osebe v pozdravu. Nikoli ne domnevajte, da je ženska poročena, razen če zagotovo veste, da je; kot taka "gospa" je bolj nevtralen način nagovarjanja ženske. Če niste prepričani o spolu osebe, ne ugibajte; namesto tega uporabite ime in priimek osebe. Če želite, lahko uporabite "Dragi", kot v "Dragi gospod Smith", lahko pa tudi pustite "Dragi" in preprosto vtipkate "Mr. Smith:". Upoštevajte, da boste potrebovali vejico, ko bo uporabljena beseda "Dragi", in dvopičje, če ne.
V prvi vrstici e-poštnega sporočila opišite razlog, zakaj pišete, ali povezavo z osebo. Mnogi ljudje ne bodo prešli prve vrstice e-pošte, če domnevajo, da gre za neželeno pošto; podobno nekateri preberejo e-pošto na mobilnih napravah, ki včasih prikažejo samo prvo vrstico e-pošte, ko so e-poštna sporočila prikazana v obliki seznama. Če vnaprej navedete svoj namen, boste bolj verjetno dobili odgovor.
