Kopiranje z ogljikom ali CCing, nekdo v e-pošti vključuje pošiljanje podvojene kopije drugemu prejemniku poleg glavnega prejemnika v polju »Za:« e-pošte. Ustrezen bonton je ključnega pomena pri pošiljanju CC-ja, ker tovrstna e-poštna sporočila nosijo profesionalna tveganja, vključno s prekomernim vodstvom s preveč nepotrebnimi e-poštnimi sporočili, kršitvijo zasebnosti sodelavca, ustvarjanjem zmede glede odgovornosti in odvečnim podvajanjem prizadevanj.
Izogibajte se klicanju šefa svojega sodelavca
Morda vam bo pomagalo, da razočarate svojega vodjo, ki je pooblaščen za spopadanje z nadležnim sodelavcem, toda pošiljanje CC-ja svojemu šefu na e-poštno sporočilo, ki jo poziva k nečemu negativnemu, vas lahko pozneje preganja. Če to storite nekomu drugemu, obstaja velika verjetnost, da bo nekdo nekdaj CC vašega lastnega šefa in poudaril vašo napako. Namesto da bi si ustvarili slabo karmo, preverite, ali lahko težavo rešite s sodelavcem v zasebnem e-poštnem sporočilu ali še bolje osebno. Če se o težavi res morate pogovoriti z vodstvom, to storite osebno ali po telefonu - ne po e-pošti, saj vedno tvegate, da vam vodstvo s CC odgovori na zadevnega sodelavca.
Dvakrat preverite niti za odgovore
Najboljši bonton je, da upravitelju pošljete CC samo na nov pogovor ali kot FYI, ki ne zahteva odgovora. Najhitrejši način, da nekoga osramotite ali delite informacije z napačno osebo, je, da upravitelju CC pošljete e-poštno sporočilo, ki odgovori na številna druga e-poštna sporočila med vami in glavnim prejemnikom v isti niti. Če je CC nujen za najnovejše e-poštno sporočilo v niti, izbrišite prejšnja e-poštna sporočila iz iste niti, če razkrijejo informacije, namenjene samo vam in glavnemu prejemniku. Prav tako se ne obremenjujte s CCing managerjem na e-poštnih sporočilih, ki nimajo resnično potrebnih informacij, na primer tistih, ki so poslani za preprosto "Hvala!"
Prosite za dovoljenje
Vnaprej se pozanimajte, ali je s sodelavci in njihovimi šefi ali šefi v redu, če jih pošiljate po elektronski pošti v zvezi z občutljivimi temami, kot je delovna uspešnost drugega - ali kateri e-poštni subjekti raje prejemajo CC. Če si mentalno zabeležite, kdo je v redu s CC-ji in kdo ne, boste verjetno ostali v miru s sodelavci in vodstvom. O težavi se lahko pogovorite tudi z nekom iz kadrovske službe, da ugotovite, ali ima vaše podjetje pravilnik o tem, katere vrste e-poštnih sporočil naj pošlje tistim v srednjem ali višjem vodstvu. Vodstveno osebje pogosto prejme izredno veliko e-poštnih sporočil in bo to vljudnost verjetno cenilo.
Naj bo strokovno
Vsaka elektronska korespondenca, v kateri vodstvo prejme CC, mora biti čim bolj strokovna in splošna. Lahko uvedete politiko, po kateri vodstvenega osebja nikoli ne pošiljate CC-jev, ki bi jih lahko kakor koli obravnavali kot osebne, pasivno-agresivne ali kontroverzne. Še bolje, da se izognete tveganim napakam CC, sploh ne pošiljajte CC-jev vodstvu, temveč se raje odločite za osebna e-poštna sporočila ali pogovore. Izogibajte se tudi pošiljanju CC-jev vodstvu, če bi to povzročilo zmedo glede tega, kdo mora prevzeti odgovornost za dejanje; če bodisi glavni prejemnik bodisi upravitelj CC-d misli, da bo druga oseba obravnavala vašo e-poštno zahtevo, morda sploh ne bo obravnavana ali pa bosta oba po nepotrebnem podvajala prizadevanja.
