Uporaba zapiska v e-poštnih sporočilih Microsoft Office Outlook lahko e-poštnim sporočilom daje bolj formalno in profesionalno podobo. Če želite poslati e-poštno sporočilo v zapisu, ga ustvarite in shranite kot Outlookovo e-poštno predlogo. Ko dodate predlogo beležke, jo lahko uporabite za vsako Outlookovo e-poštno sporočilo, ki ga želite poslati v obliki beležke.
Zaženite Microsoft Outlook. Kliknite zavihek »Domov« na traku glavnega menija. Kliknite gumb “New Email”.
V ustrezna vnosna polja na vrhu okna »New Email« vnesite e-poštne naslove prejemnikov in zadevo e-pošte.
V zgornji del podokna besedila e-poštnega sporočila vnesite »Memo« ali bolj formalni »Memorandum«. Besedilo uporabite s krepko, podčrtano velikostjo pisave in oblikovanjem obraza pisave, tako da kliknete ustrezen gumb za oblikovanje v skupini »Osnovno besedilo« na zavihku »Sporočilo« na traku menija.
Vnesite »Date:«, čemur sledi datum opombe takoj pod naslovom »Memo«. V ločeno vrstico vnesite »Za:«, ki ji sledijo imena prejemnikov in naslovi delovnih mest.
Vnesite naslov predmeta beležke pod datumom in podatki o prejemniku; na primer »Re: revidirana napoved porabe«. Vnesite osnovno besedilo beležke pod naslovom predmeta. Številni poslovni dopisi vsebujejo kratko ozadje in uvod, sledijo pa jim ključne točke in zaključek. Pritisnite "Enter" ali "Return" na tipkovnici računalnika po vsakem odstavku, da dodate prelome odstavkov.
Kliknite »Datoteka« in nato »Shrani kot« na glavnem traku menija Outlook.
Na seznamu Shrani kot vrsto izberite »Predloga Outlook«. Vnesite opisno ime za predlogo; na primer »Memo« ali »Business Memo«.
Pritisnite gumb »Pošlji«, da pošljete izvirno e-poštno sporočilo, iz katerega ste ustvarili predlogo. Zdaj lahko dostopate do predloge za e-poštno sporočilo z zavihka »Razvijalec« v Outlooku. Kliknite »Izberi obrazec« in na spustnem seznamu »Poglej« izberite »Predloge uporabnika«. Izberite predlogo beležke in kliknite »Odpri«. Uredite vsebino predloge in pošljite e-poštno sporočilo v zapisu.
Nasveti
Če v meniju Outlooka ne vidite zavihka »Razvijalec«, omogočite to možnost, tako da kliknete »Datoteka« in nato »Možnosti«. V levem podoknu kliknite »Prilagodi trak«. Potrdite polje poleg »Razvijalec«, da izberete in omogočite to možnost. Kliknite »V redu«, da zavihek dodate na trak menija.
Formalna poslovna obvestila običajno vključujejo datum in imena prejemnikov, vendar vaše e-poštno sporočilo samodejno vključuje te podatke v glavo e-poštnega sporočila. Preskočite 4. korak, če teh informacij ne želite ponoviti v glavnem delu beležke.
