Morda boste prejeli e-poštno sporočilo, v katerem pošiljatelj zahteva, da pošljete odgovor, da potrdite, da ste prejeli njegovo sporočilo. Vsakdo nima možnosti, da mu se potrdilo o vrnitvi samodejno pošlje, ko odprete njegovo e-pošto, zato morajo, če vsebujejo nujne ali časovno občutljive podatke, vedeti, ali je prispelo v vaš nabiralnik. Prav tako je vljudnost, da obvestite ljudi, da ste prejeli njihovo sporočilo, ko zahtevate, da vam pošljejo dokumente ali druge podatke.
Korak 1
Pošljite potrdilo čim prej. Pravočasen odziv je ključnega pomena v poslovnem svetu, tudi če podatki v e-pošti niso časovno občutljivi.
2. korak
Po potrebi uredite vrstico z naslovom e-pošte. Na primer, morda boste morali navesti, da ste sporočilu priložili dokument ali da so v odgovor vključene posodobljene informacije. Če vam ni treba urejati zadeve, se samodejno izpolni polje »Re:« in obvesti prejemnika, na katero e-pošto se odzivate.
3. korak
Napišite celoten stavek, ki označuje, da ste prejeli sporočilo, in kdaj boste v zvezi s tem kaj ukrepali. Bolj profesionalno je reči: "Pozdravljeni Steve, e-poštno sporočilo sem prejel danes zjutraj. Pozneje popoldne se oglasim", kar pošiljatelju daje vedeti, da boste prednost dobili pri njem - kot samo pisanje, "Razumem, hvala."
Obvestite prejemnika o vseh pomembnih dogodkih. Tu lahko opravite dve nalogi hkrati: potrdite izvirno e-poštno sporočilo in obdržite prejemnika v zvezi z ustreznimi informacijami. Ni smisla poslati drugega e-poštnega sporočila, ki pravi: "Mimogrede, sestanek v zvezi s pogodbami, ki ste mi jih poslali, je bil premaknjen nazaj na 16. uro," ko že vodite e-poštni pogovor o tej temi.
