Telefaksi so bili nekoč povsod v pisarniških nastavitvah, vendar so s pojavom tehnologije za e-pošto in skeniranje do neke mere izginili. Vendar se nekatere pisarne še vedno zanašajo na pošiljanje faksov, da si delijo papirnate dokumente, ki jih je treba podpisati. Da bi to olajšali, so na voljo programska orodja za faksiranje za pošiljanje faksov iz računalnika. Ker faks naprave običajno zahtevajo modem, bo programski faks modem računalniku omogočil pošiljanje informacij o faksu po telefonski liniji na faks.
Osnove telefaksa
Telefaks deluje tako, da po telefonu pošilja digitalizirane podatke o dokumentih. Telefaks optično prebere dokument in podatke zabeleži kot tok bitov, enot in ničel. Nato se poveže s priključeno telefonsko linijo in pokliče na drugi faks, podobno kot bi poklicali osebo s telefonsko številko. Faksa komunicirata po telefonski liniji, informacije o dokumentu pa potujejo do druge naprave, ki sam natisne dokument.
Programski modem
Telefaksi potrebujejo telefonsko linijo za povezavo in pošiljanje podatkov. Računalniški modemi delujejo na enak način s pomočjo telefonske povezave za povezavo z računalniškimi strežniki ter pošiljanje in prejemanje podatkov. Ti modemi so nekoč delovali kot samostojne strojne naprave, ki so se postopoma preoblikovale v integrirane naprave na matični plošči računalnika. Kasneje je nastal "programski" modem. Programski modem posnema funkcionalnost strojnega modema, vendar v celoti s programsko opremo. Na ta način računalnik ne potrebuje fizičnega modema, temveč le programski modem, ki deluje v operacijskem sistemu.
Modemi za faksiranje programske opreme
S kombinacijo programskega modema in faksa dobite programski faks modem, integriran v operacijski sistem. Namesto da imate ločen faks, lahko pošiljate in prejemate sporočila prek faksa in podatkovne linije programske opreme v računalniku. To vam omogoča pošiljanje dokumentov na druge telefakse neposredno iz računalnika in prejemanje dokumentov na enak način. Nato lahko te dokumente natisnete ali pošljete po e-pošti, kot se vam zdi primerno.
Aplikacije
Glavna prednost programskega faks modema je odprava potrebe po ločenem telefaksu. Druga prednost je brezhibna integracija dokumentov faksa s programsko opremo za obdelavo dokumentov. Poleg tega ti faksirani dokumenti pogosto prihajajo v vaš računalnik, najverjetneje v obliki TIFF, PDF ali JPEG. V teh primerih lahko s tehnologijo optičnega prepoznavanja znakov ločite znake od slike in pretvorite dokument v računalniško berljivo besedilo, kar vam omogoča uvoz dokumenta v različne programe za urejanje besedila.
