Microsoft Office samodejno shrani skrite metapodatke in osebne podatke v vse dokumente, ki jih ustvarite s programom Microsoft Office. V tej objavi se boste naučili, kako odstraniti skrite podatke in metapodatke iz dokumentov Microsoft Office, da bi kdo preprečil uporabo teh informacij.
Skriti podatki, priloženi Office datotekam.
Microsoft Office privzeto shrani naslednje podatke kadar koli ustvarite in shranite datoteko Officeovega dokumenta.
1. Ime avtorja, ime podjetja, ime osebe, ki je nedavno shranila dokument. Druge osebno prepoznavne informacije (PII), na primer glave e-pošte, informacije o pošiljanju na pregled, potni lističi in imena predloge.
2. Dokumenti v skupni rabi ali v sodelovanju lahko vsebujejo revizijske oznake, komentarje, pripombe s črnilom, imena ljudi, ki so delali na dokumentu, komentarje recenzentov in spremembe, ki so bile v dokument vnesene.
3. Datum ustvarjanja dokumenta, datum spremembe dokumenta, revizije dokumenta, različice dokumenta.
4. Ime vašega računalnika, ime omrežnega strežnika ali trdega diska, na katerem je dokument shranjen.
5. Skrite besedilo ali celice, ki se jih morda ne zavedate.
Posledice skritih podatkov v pisarniških datotekah
Poleg prenašanja občutljivih informacij lahko skriti podatki, pritrjeni na vaše datoteke, ustvarijo tudi nesporazume, če obstajajo neskladja med tem, kar osebno poročate o delu, in tistim, kar dokument na koncu pošlje prek priloženih skritih informacij in metapodatkov.
Na primer lahko stranki sporočite, da je vaše podjetje za izdelavo dokumenta porabilo 120 delovnih ur. Medtem ko lahko nekdo na strani stranke dostopa do skritih podatkov, ki so priloženi vašemu dokumentu, in sklepa, da je dokument ustvaril drugo podjetje, nekdo v vašem podjetju pa je komaj porabil uro časa za ogledom dokumenta.
Medtem ko je pri podjetjih precej običajno podnajemno delo, morda ne boste želeli razkriti teh informacij svojim strankam.
Druge situacije, kjer lahko skriti podatki povzročajo težave
V drugih okoliščinah obstaja težava z zasebnostjo glede načina, kako Microsoft Office dokumente pripisuje metapodatkom in osebnim podatkom.
1. Anonimno pritožbo lahko prijavite le tako, da ugotovite, da sta bila vaše ime in podatki dostopni prek datotek skritih metapodatkov.
2. Dokument lahko objavite na spletnem mestu in upate, da bo ostal anonimen. Toda neznani vam je dokument imel dovolj informacij o vas v datotekah skritih metapodatkov.
3. Na dokumente so lahko povezane glave dokumentov, podnožja, vodni žigi in skrito besedilo. Ti lahko prenašajo občutljive informacije, poslovne skrivnosti in druge informacije, o katerih morda ne želite biti odprti.
4. Vi ali drugi ljudje, ki ste delali pri izdelavi dokumenta, ste morda poslali določene pripombe / pripombe, ki jih strankam morda ne bi bilo primerno poslati. Te se lahko pritrdijo na vaš dokument in morda ne bodo očitne, ko si samo ogledate dokument.
Zato je smiselno, da skrite metapodatke iz pisarniškega dokumenta preverite in počistite, preden jih objavite v spletu ali pošljete stranki.
Odstranite skrite podatke iz Officeovih dokumentov
Tukaj je, kako si lahko ogledate in odstranite skrite podatke in osebne podatke iz pisarniških datotek, ustvarjenih s programom Microsoft Office 2007, kjer so metapodatki v primerjavi z Officeom 2010 in 2013 bolj skriti.
1. Odprite datoteko, iz katere želite odstraniti skrite podatke.
2. Kliknite gumb Office v zgornjem meniju traku (glej sliko spodaj)
3. Pokažite na Priprava in kliknite na pregled dokumenta (glej sliko spodaj).
4. Odprli se boste na zaslonu Pregledovalnik dokumentov, s tem klikom na Pregled.
5. Windows bo za pregled pregledal rezultate pregledov dokumentov in prikazal (glej sliko spodaj).
6. Kliknite Odstrani vse v razdelku Lastnosti dokumenta in osebni podatki, da odstranite vse svoje osebne podatke, ki jih je Office priložil vašemu dokumentu. Ta postopek lahko razširite na druge razdelke, ki jih želite odstraniti.
7. Na naslednjem zaslonu bo Windows potrdil odstranjevanje lastnosti dokumenta in osebnih podatkov.
Kot je razvidno iz »Opombe: Nekaterih sprememb ni mogoče razveljaviti«, ne boste mogli obnoviti podatkov, ki jih boste izbrisali s tem postopkom.
Zato boste morda želeli narediti varnostno kopijo za uporabo in sklicevanje, preden izbrišete osebne podatke in druge podatke iz datoteke, ki jo boste poslali.
Odstranite skrite podatke iz dokumentov Office 2010 in 2013
1. Kliknite jeziček Datoteka in nato Informacije.
2. Kliknite Preveri težave in nato kliknite Pregledaj dokument (glej sliko spodaj).
3. Lahko pustite vse izbrane možnosti, označene takšne, kot so, ali pa izberete razdelke, za katere želite preučiti dokument.
4. Kliknite Pregled in Office bo prebral dokument za izbrane skrite metapodatke.
5. Preglejte rezultate pregleda dokumenta v pogovornem oknu Pregledovalnik dokumentov.
6. Kliknite gumb Odstrani vse poleg rezultatov pregledov vrst skritih podatkov, ki jih želite odstraniti iz dokumenta.
Ustavite Office od pripenjanja informacij
Na žalost res ni mogoče spremeniti nastavitev in preprečiti, da bi Microsoft Office shranil osebne podatke in metapodatke v datoteke.
Vendar lahko v programu Office 2013 nastavite datoteko Office, ki jo delate, da samodejno odstrani metapodatke vsakič, ko je datoteka shranjena. Tako se lahko izognete možnosti, da se ne spomnite odstraniti skritih informacij iz datoteke, preden jih pošljete stranki.
1. Kliknite meni Datoteka.
2. Kliknite Možnosti in izberite kategorijo Zaupnega centra.
3. Kliknite gumb Nastavitve centra zaupanja in izberite Možnosti zasebnosti.
4. Omogočite možnost »Odstrani osebne podatke iz lastnosti datotek pri shranjevanju«.
Opomba: Včasih boste morda našli "Odstrani osebne podatke ...". možnost ni na voljo za označevanje. V tem primeru kliknite gumb inšpektor dokumenta (glej sliko zgoraj) in pustite, da inšpektor dokumenta odstrani vse skrite podatke, priložene dokumentu.
Nato lahko datoteko shranite in poskusite znova dostopati do možnosti zasebnosti Trust Center. Tokrat naj bo možnost na voljo in lahko kliknete potrditveno polje.
Zavedati se morate, da je ta nastavitev omejena samo na trenutno datoteko in ne velja za druge datoteke, ki ste jih ustvarili pred to nastavitvijo, niti za nove datoteke, ki jih boste ustvarjali s pomočjo Microsoftove pisarne. V programu Microsoft Office ni mogoče, da bi to nastavitev postavili kot privzeto ali da bi jo uporabili za sistem.
