Microsoft Outlook vam omogoča ustvarjanje skupin stikov, znanih tudi kot distribucijski seznami ali e-poštne skupine. Če rutinsko pošiljate e-pošto isti skupini ljudi, lahko z njihovo nastavitvijo kot skupino stikov prihranite čas, tako da pošljete e-pošto skupini, namesto da vnesete vse naslove. Ustvarite lahko tudi skupino stikov, ki vsebuje druge skupine stikov. V večini primerov število e-poštnih naslovov, ki jih lahko imate v kontaktni skupini, ni omejeno.
Starejše različice programa Outlook
Outlook 2010 in novejše različice nimajo omejitev števila naslovov, ki jih lahko vključite v kontaktno skupino. V starejših različicah je največje število naslovov, ki jih lahko vključite v kontaktno skupino, odvisno od količine podatkov, shranjenih za posamezne stike. Običajne omejitve so med 50 in 70 stikov, lahko pa tudi do 25. Kontaktna skupina lahko preneha delovati, če vključite dodatne kontaktne podatke za člane, v tem primeru lahko skupino razdelite na dve kontaktni skupini.
Exchange in drugi poštni strežniki
Čeprav je število naslovov v skupini stikov neomejeno, ima lahko poštni strežnik omejitve. V poslovnem okolju ima strežnik Microsoft Exchange največje velikosti za skupine stikov. V domačem in majhnem poslovnem okolju lahko vaš ponudnik internetnih storitev blokira e-pošto, ki vsebuje več kot določeno število naslovov. Poleg tega lahko e-poštna sporočila, ki vsebujejo veliko število naslovov, ponudnik e-pošte prejemnikov ali odjemalska programska oprema označijo ali blokirajo kot neželeno.
Zasebnost in berljivost
Ko pošljete e-poštno sporočilo skupini stikov, Outlook nadomesti ime skupine z e-poštnimi naslovi vseh v skupini, tako da vsi prejemniki vidijo e-poštni naslov vseh. To lahko zavzame veliko prostora na vrhu e-poštnega sporočila in sproža tudi pomisleke glede zasebnosti. Če je skupina na primer igralniški klub in se vsi člani poznajo, je to v redu; če pa se člani skupine ne poznajo, bi lahko pošiljanje e-poštnega naslova vsem ostalim v skupini poslalo resno in celo nezakonito kršitev zasebnosti. Da bi se temu izognili, pri pošiljanju v kontaktno skupino uporabite polje BCC in ne polje TO.
Kontaktna skupina in poštni seznam
Skupina za stike je priročen način, da ena oseba rutinsko pošlje e-pošto skupini ali skupinam ljudi. Če pa velika skupina ljudi pogosto potrebuje medsebojno pošiljanje e-pošte in še posebej, če je zaželena zasebnost, je boljši način razprava za naročnike ali program za poštni seznam, saj gre za spletne programe, ki omogočajo vsakemu članu da pošljete e-poštno sporočilo skupini z enim samim e-poštnim naslovom.
