Osebni računalnik je za vedno spremenil način poslovanja ljudi: za vsako pomembno nalogo podjetja obstaja programska rešitev, ki se ji lahko ujema. Če še vedno opravljate računovodstvo svojega podjetja ročno, razmislite o velikih razlikah med njim in uporabo posebne računovodske programske opreme. Digitalno digitalno ustvarjanje ima velike koristi, vendar te koristi prinašajo določena tveganja. Vse je odvisno od tega, kaj najbolje deluje za vas in vaše podjetje.
Natančnost in doslednost
Računovodska programska oprema uporablja avtomatizirane izračune, s katerimi zagotavlja, da je vaša matematika vedno v redu. Poleg tega računalniško vodeno računovodstvo gradi skladnost poročanja s standardiziranimi datotekami in uveljavljenimi poteki dela. Računovodska programska oprema je tako pametna kot uporabnik, vendar prehod na digitalno računovodstvo ne pomeni nujno odprave napak. Vendar je računalniško računovodstvo ob pravilnem izvajanju natančnejše od ročnega.
Hitrost vstopa
Ko uvedete računalniško rešitev za svoje podjetje, bi se čas, ki ga porabite za opravljanje računovodskih nalog, močno zmanjšal. Vnašanje podatkov prek tipkovnice in spuščanje računalnika na delo je hitrejše kot zapisovanje in računanje matematike s kalkulatorjem, računovodska programska oprema pa je opremljena z različnimi vgrajenimi predlogami, ki poenostavijo postopek. Poleg tega so podatki, vneseni z računalniškim računovodstvom, takoj dostopni, kar pomeni, da boste vedno imeli na voljo najnovejše številke. Slaba stran je, da bo trajalo nekaj časa, da se prilagodite uporabi nove programske opreme, ki ublaži začetni prihranjeni čas.
Varnost in varnost
Čeprav lahko svoje računovodske podatke zaščitite z geslom in jih shranite v delovni računalnik, je ročno računovodstvo manj varno, saj se pisni dokumenti sčasoma kopičijo in zahtevajo vedno večje rešitve za shranjevanje. Poleg tega lahko digitalne računovodske podatke enostavno varnostno kopirate na zunanji pogon, ročne računovodske podatke pa morate ročno kopirati. Izguba digitalnih računovodskih podatkov je manj dramatična kot izguba izvirnih dokumentov, saj lahko varnostne kopije obnovite z minimalnim naporom. Vendar je računalniška strojna oprema bolj občutljiva kot dejanski dokumenti, zato morate v primeru težave s strojno opremo zaščititi svoje podatke.
Enostavnost distribucije
Pri ročnem računovodstvu ročno ustvarjate in distribuirate račune, račune in druge evidence. Z digitalnim računovodstvom lahko ustvarite isti nabor dokumentov v veliko krajšem času in natisnete toliko kopij, kot jih potrebujete. Nato lahko digitalne dokumente pošljete po e-pošti in tako omejite količino fizičnih medijev, ki jih mora vaše podjetje dejansko uporabljati. Z računalniško programsko opremo za računovodstvo je enostavno natisniti, kopirati in poslati vse dokumente, ki jih potrebuje vaše podjetje. Vendar to tudi olajša zlobni osebi, da prestreže vaše podatke.
