E-pošta, ki se učinkovito uporablja, je lahko poceni in učinkovita metoda za komunikacijo znotraj podjetij. Zaradi narave e-pošte pa se lahko na tej poti marsikaj zmoti. Celovita e-poštna politika lahko pomaga določiti pravilno uporabo e-pošte, vendar tudi ta korak še vedno pušča prostor za neučinkovitost in komunikacijske vrzeli.
Napačna komunikacija
E-pošta kot oblika pisne komunikacije nima pomembnih neverbalnih namigov, ki so odgovorni za večino našega razumevanja. Kot rezultat, sarkazem, humor in močna čustva bralcu pogosto ne pridejo prav dobro. Včasih deluje obratno, pri čemer bralec čustva pripiše nečemu, kar ni bilo napisano s tem namenom. Tisti, ki ne poznajo e-pošte, lahko zapišejo z velikimi črkami ali uporabijo pretirana ločila, da nekaj poudarijo, ne da bi se zavedali, da ti elementi nosijo čustva. To lahko privede do napačne komunikacije, ki lahko nepotrebno poškoduje delovne odnose.
Zapravljen čas
E-pošta predstavlja priložnost za odvračanje pozornosti pri delu. Zaposleni lahko neprimerno uporabljajo delovno e-pošto za pošiljanje osebnih zapiskov ali šal po pisarni. Tudi če e-pošta ostane primerna za delo, lahko to moti pozornost. Recimo, da na primer delate na projektu in imate na namizju odprt e-poštni odjemalec - če preberete vsako e-poštno sporočilo, ki se odpre, in se odzivate na nekatera - projekt, ki je morda trajal dve uri, lahko traja štiri. Čeprav je preverjanje e-pošte enkrat ali dvakrat na dan morda bolj učinkovito in zadostno, mnogi menijo, da bi morda pogrešali kaj pomembnega, če ne bi nenehno preverjali nabiralnika.
Težave pri prekinitvi povezave
Prednost e-pošte je, da lahko z internetno povezavo do nje dostopate skoraj od koder koli. Za nekatera podjetja je to lahko tudi resna pomanjkljivost, ki ogroža ravnovesje med delom in življenjem zaposlenih. Zaposleni, ki ostanejo vedno povezani z delom, bodo hitreje izgoreli kot tisti, ki si vzamejo čas zase. Morda ne bodo preživeli kakovostnega časa s svojimi družinami ali prijatelji, zato se bodo morda počutili bolj pod stresom in manj izpolnjeni.
Stalni zapis
Tisti, ki uporabljajo e-pošto za komunikacijo znotraj podjetij, morajo poskrbeti za to, da bo korespondenca civilna in jasna. Z e-poštnim sporočilom lahko hitro odpišemo hiter, jezen odgovor in ga pošljemo brez veliko razmišljanja. Ta hiter in sovražen odziv je zdaj zapisan; ne moreš ga vzeti nazaj. Če zaposleni ali delodajalci to dvignejo na višjo raven in rečejo kaj žaljivega ali neprimernega, bi to lahko uporabili kot razlog za odpuščanje ali celo kot dokaz proti njim na sodišču. E-pošta doda plast razveljavitve, kar daje ljudem pogum, da govorijo stvari, ki jih morda ne bodo povedali osebno ali po telefonu.
