V visoko tehnološkem in hitro razvijajočem se svetu in na delovnem mestu imajo tehnološki sistemi in naprave pomembno vlogo pri določanju načina upravljanja informacij. Informacijska tehnologija - ki se na splošno uporablja za opis nabora strojev in telekomunikacijskih omrežij, ki se uporabljajo za prenos in obdelavo podatkov - se pogosto uporablja v podjetjih za povečanje produktivnosti z izboljšanjem procesov, inovacijami izdelkov in novimi spretnostmi delavcev. Uvajanje nove informacijske tehnologije v podjetje ni brez tveganj, vendar lahko ob pravilni uporabi znatno pozitivno vpliva na produktivnost.
Izboljšava procesa
Sistemi, kot so storitve digitalnega prenosa datotek, e-pošte in internetnih klicev, pospešujejo prenos podatkov in komunikacijo, hkrati pa zmanjšujejo stroške. Če uporabimo e-pošto kot primer, lahko podjetja s klikom gumba v nekaj sekundah prenesejo podatke in pošljejo sporočila dobaviteljem in strankam, v nasprotju s sistemi, kot sta tradicionalna pošta in osebna komunikacija, ki zahteva daljši čas potovanja in večje naložbe. Pri komunikaciji so prednosti uvedbe informacijske tehnologije dvojne, tako da se zmanjša čas, potreben za dostop do podatkov ali prenos podatkov, in z nižjimi stroški poveča produktivnost naložb v komunikacijo.
Inovacija izdelkov
Na trgu, ki ga oblikuje tehnologija, potrošniki običajno iščejo informacije o izdelkih in kupujejo prek IT platform, kot so spletna nakupovalna mesta, poleg tega pa od izdelkov, ki jih kupujejo, zahtevajo tudi nekatere tehnološke značilnosti. Potrošnika, ki na primer išče digitalni fotoaparat, bi lahko spodbudile funkcije, kot sta spletna izmenjava fotografij ali shranjevanje, vključene v izdelek. Ker imajo ti digitalni dodatki navadno nižjo ceno kot fizični dodatki, vendar lahko kljub temu vplivajo na vedenje potrošnikov, so naložbe na teh področjih lahko zelo donosne.
Spretnosti delavcev
Informacijska tehnologija lahko poenostavi interakcijo strank s službami za podporo strankam. Spletne storitve za pomoč in podporo omogočajo na primer ogromno informacij, ki jih je mogoče iskati, potrošniku na dosegu roke, kar zmanjšuje verjetnost, da bo stranka za rešitev težave morala po telefonu govoriti s predstavnikom. To delavcem omogoča komunikacijo s strankami prek učinkovitejših platform. Rezultat je povečanje produktivnosti v številu ur zaposlenih, hkrati pa še vedno ohranjamo visoko raven zadovoljstva strank.
Potencialna tveganja
Izvajanje informacijske tehnologije je lahko dragoceno orodje za povečanje produktivnosti na delovnem mestu, vendar lahko brez natančne izbire pravih tehnologij za določeno panogo in celovitega usposabljanja zaposlenih služi tudi zmanjšanju produktivnosti, donosnosti in zadovoljstva zaposlenih. Med novimi napravami in omrežnimi storitvami so informacijski sistemi pogosto lahko velika poslovna naložba, ki lahko prinese dobiček, če se v življenju ne izplača. Donosnost naložbe bo odvisna od tega, ali so uporabljene tehnologije primerne za določene potrebe podjetja in kako pripravljeni so zaposleni na njihovo uporabo.
