Računovodska programska oprema je namenjena avtomatizaciji večjega dela računovodskega procesa. Namen je lažje, hitrejše in natančnejše računovodstvo. Čeprav programska oprema služi svojemu namenu, obstajajo slabosti, če se zanašate samo na tehnologijo za svoje računovodske potrebe. Zato je pomembno razumeti računovodske osnove in uporabo računovodske programske opreme.
Stroški
Pri uporabi računovodske programske opreme morate kupiti programsko opremo in vse dodatne licence, potrebne za druge uporabnike in računalnike. Nekatera programska oprema zahteva dodatne nadgradnje ali posodobitve. Prav tako morate zagotoviti, da je v vašem računalniku mogoče izvajati programsko opremo. V nasprotnem primeru boste morali nadgraditi tudi računalnik.
Zanašanje na računalnike
Če se računalnik zruši ali podatke poškoduje virus, ne boste mogli uporabljati računovodske programske opreme, dokler težave ne odpravite. To pomeni tudi, da ne boste imeli dostopa do nobenih vnesenih podatkov, dokler se računalnik znova ne zažene. Vaši podatki so lahko tudi poškodovani, kar pomeni, da boste morali znova vnesti podatke, razen če ste varnostno kopirali datoteke. Poleg tega bo v primeru izpada električne energije vaša programska oprema neuporabna, razen če uporabljate prenosni računalnik z akumulatorjem.
goljufije
Računovodski podatki programske opreme zahtevajo dodatno raven varnosti, da se preprečijo težave, kot so goljufije in poneverbe. Programska oprema uporabnikom olajša spreminjanje podatkov in olajša izvajanje goljufij. Posledično obstaja večja potreba po notranjih revizorjih, da preverijo morebitne netočnosti podatkov. Prav tako je treba sprejeti varnostne ukrepe, da se omeji nadzor uporabnikov nad funkcijami katere koli računovodske programske opreme.
Dodatna programska oprema
Večina računovodske programske opreme zahteva, da imate dodatno programsko opremo za ogled poročil. Nekateri programi vam na primer omogočajo izvoz podatkov v obliki datoteke PDF ali Excelove preglednice. To uporabnikom brez računovodskega programa omogoča ogled podatkov. Vendar pa lahko programska oprema za ogled pomeni dodatne stroške za uporabnika.
Človeška napaka
Čeprav je številke enostavno zabeležiti nepravilno, pa je številko še lažje natipkati. Prehitri vnos podatkov v računovodsko programsko opremo lahko povzroči resne napake. S programom, ki izvaja izračune, je težje izslediti vzrok težave. Preglednice, digitalne knjige ali zapisane knjige olajšajo in hitreje sledenje.
Usposabljanje
Računovodska programska oprema zahteva, da si vzamete čas in se naučite uporabljati. Čeprav ste morda izkušeni računovodja, se boste vseeno morali naučiti, kaj počne vsak gumb in meni, da boste lahko učinkovito uporabljali računovodsko programsko opremo. Ta učna krivulja lahko povzroči drage napake. V nekaterih primerih je morda potrebno plačano usposabljanje, da se naučite izvajati določene naloge. Če niste tehnično podkovani, bi bil postopek lahko še težji.
Čas
Številni računovodje ugotovijo, da za vnos podatkov v računovodsko programsko opremo traja več časa kot za pisanje ali vnašanje v preglednico. Zaradi postopnih zaslonov postopek pogosto traja dlje, zlasti za tiste, ki programske opreme ne uporabljajo pogosto ali so pri uporabi programa še vedno novi. Če programska oprema zahteva številne korake za vnos osnovnih podatkov, lahko časovne zahteve odtehtajo prednosti samodejnih izračunov.
